知人善任:把对的人放在对的位置

导读

无论你是企业高管,亦或部门负责人,亦或项目经理,目标达成都离不开你对团队的有效领导和管理,其本质上,就是要通过科学合理的分工协作,将团队的每个人放在合适的位置上——知人善任,就像把一个个零件组装成机器,然后启动、运转、维护。

古往今来,无数的政治家、企业家,带领着团队,建立起政权,开辟出商业天地,毫无疑问,他们都掌握着知人善任的秘诀:汉高祖,虽出身一介布衣,单凭知人善任的能力,将张良、韩信、萧何等众大将簇拥膝下,大事乃成;毛泽东也有一个著名的论断:“政治路线确定之后,干部就是决定的因素”。

但古语曰“千里马常有,而伯乐不常有”,识人尚且不易,还要知人、善任,就更加困难了。企业管理有别于其他社会管理,企业中每一个人都有一个明确的位置,人员少的时候,还能对每个人知根知底、对号入座,当人员数量达到几十几百,甚至成千上万的时候,若没有现代化管理体系和工具的帮助,这将是一件难以完成的事情。

本文,辰于将结合过去几年数个国有企业三项制度改革“职位能上能下、员工能进能出”的成功经验,以及多家企业一手调研访谈,与你一起分享现代企业管理中知人善任的秘诀。

知人善任是高超的管理艺术

知人善任通俗来讲就是把人和岗位进行匹配,乍一看是两个环节,先“知”后“任”,但实际上,它还有一个大前提——“萝卜之前得先有萝卜坑”。在企业管理中,“刨坑”是第一步,故而在企业的知人善任上,实际共有三个步骤:识岗、知人、善任

第一步:识别关键岗位与评估

岗位是企业的最基本单位,企业的大大小小事项都可进行拆分,然后毫无遗漏的装到岗位中去。因此岗位体系的设计将是一个自上而下的过程——从各个业务、管理条线开始,先完成各个部门的职能分工,最后到各个岗位的工作分工,并识别出关键岗位。

明确了工作内容还不够,管理者必须根据其工作目标,评估和刻画出岗位的具体任职要求,包括:需要哪些素质、需要哪些能力以及到什么程度、一些硬性指标例如资格证书的要求等,这是关键但容易忽略的一步:其一,人岗匹配需要同时对岗位和人有着清晰的认识,才能够将其进行合适的匹配,就像是螺栓和螺母;其二,企业对岗位进行评估的过程也是甄别关键岗位的过程,这些关键岗位就像大楼的支柱,没有门窗大楼尚可矗立,没有支柱则后果不堪设想,做好关键岗位的管理是重中之重,也往往事半功倍

第二步:人才评价与识别

路遥知马力,日久见人心,全面认识和评价一个人却要难得多。不过对企业而言,并不需要做到那么全面和详细,“贤能”二字一直以来阐释着用人的最高标准,企业也不例外,考察人才的“贤”和“能”两方面,便足以了解一个人的长短

“贤”往往在日常的工作和生活中体现,正如道德无法量化一样,对一个人“贤”的认知也往往是主观的,需要长时间观察、接触后才能有一定结论,它往往反映在这个人的日常表现。“能”则更多是个人硬指标的体现,例如工作业绩、资格证书等,是外在的,容易评价的。

企业应当从这两方面入手,根据公司需要和岗位要求明确评估维度,通过高效的、公平的评估体系,识别和发现匹配岗位的人员,同时淘汰那些无法满足岗位要求的。

第三步:任用与管理

人员任用后的关键步骤便是确保其实现岗位目标,通常需要制定灵活、有吸引力且有一定压力的激励措施,充分调动其主观能动性。管理者还需要通过频繁且有效的对话,及时了解其工作状况,协助其完成目标,只有这样,企业的整体目标方能实现。

另外,人员任用不是一劳永逸的,随着企业发展和战略调整,对岗位的要求会发生变化,而员工自身也在发生变化,开始追求下一阶段的职业发展。企业必须在内外部变化时,重新进行岗位评估。企业的管理人员需要做好频繁参与到关键岗位识别与评估、人才盘点的过程中去。

管理艺术与量化思想的碰撞

大多时候,人善任的过程都是带有主观色彩的,管理人员凭借自己对岗位的主观认识、对人的主观认识进行匹配,但这样做的弊端显而易见:是主观的判断往往带有偏见,或不理性的,这将可能导致员工试图以讨好管理人员的方式来取得进步,真正的工作将被放在其次,大大提升了腐败的风险;是不公平、不透明的过程容易形成“圈子”文化,对企业文化的建设大为不利,削弱企业的凝聚力;是错误的、片面的判断将打击一部分员工的积极性,使员工对管理人员失去信心,导致人才流失;是部分管理人员为了体现所谓公平,盲目以工龄、学历、职称等指标作为匹配的重要参考,这将导致企业内部形成谈资论辈的氛围,不利于企业吸纳优秀年轻人才,导致企业逐渐“老化”。

因此,知人善任在企业中的应用,最好以公开、公正、透明的方式举行,一方面,更加透明的匹配过程将明确的表明企业管理层的意图,使员工的工作更具有方向性,另一方面,这样的方式使结果更具预测性,也让广大员工得以信服,维护管理人员的威信,同时营造积极的内部氛围

因此,更广泛采用量化方式来实施知人善任工作通常更为合理,庆幸的是,知人善任的每个关键评估过程,都有可以量化的途径。总的来说,量化方式有两大类:集体决策和科学鉴定。

第一类:集体决策

也许集体决策使人首先联想到的就是开会表决,事实上这只是集体决策的一种方式,这里的集体决策,是要用量化的工具,通过广泛的员工参与,使大家心中对岗位、对人的主观认识形成被一致认可的、量化表现的标尺,也就是把每个人心中的优良中差,变成1到100的具体刻度。

集体决策是一种使用广泛、灵活的管理工具,在实际操作中,包含这些形式:

一是投票表决。这种形式无须多说,将直接表现管理人员的意愿,通常用于一些高级管理职位的任用上。

二是多考官面试。这是一种在企业里使用较少的方式,但很多比赛都乐于采取此方式。面试的方式为每个被评估者提供了同样的展现舞台,多个考官共同评价和打分,形成集体决策的意见,但弊端在于,这种评估方式很大程度上受到被评估者表现力的影响,不宜广泛采用,不过对于企业选聘中层管理人员却很恰当,因为管理人员本应当有足够的领导力、表现力。

三是360度测评。“360度”是最关键的要素,这意味着被评估者将可能受到来自周边每个人的评价,这种评价是全方位的,也是员工参与感、民主感最强的方式之一。大多数企业的民主测评便属于这种方式。不过在调查中我们发现,大多数企业对360度测评的应用中存在种种不科学之处,大大弱化了这种工具的合理性:例如360度测评要求被测评者受到广泛的评价,但有效的评价只来自于那些足够了解被测评者的人,评价的范围不应盲目求全设定,要基于此前提方才有效;评价的维度也应当尽可能拆分和明确,如果维度太宽泛只有区区几项,那么这种方式基本蜕变成投票表决了,科学的设置应当对评估维度进行适当拆分,比如对“贤”方面的评价,可以分为领导力、沟通能力、诚信、忠诚等等多方面,而不是简单的“你认为这个人怎么样”;评价的结果汇总应当设置合理的权重,尽量做到责权对等,而不是将权重收缩到少数人手里,这样的测评是有失偏颇的。

当然,这些工作并非整个过程都是量化的,指标的选取,标准的制定,很多时候又是主观的决策,这将考验管理人员、企业人力资源管理能力以及第三方的专业水准。

第二类:科学鉴定

科学鉴定的方式通常就是通过考试来评价,这种评价方式通常限于体现人的“能”,在实际操作中,一般的企业较难实现这种方式,尤其是三项制度改革初期

首要原因是,考试就意味着要出题,而且对专业性的要求颇高,实现起来较为困难。企业能否实现全方位的专业储备还未有定论,即便做到了,就像学校里的老师出题一样,总有老师出的题过于简单,无法拉开差距,有的老师出题过于困难,大家的分数都很低。若是企业中也采取这种方式,为每个岗位出一套可靠试题,成本代价是巨大的,而且在初期也是很难做到的。

其次,考试方式更多是能力的评定,在时间维度上是静止的,无法体现企业的长期管理意图。因为企业往往是结果导向的,考试可能无法体现出员工实际工作的成果如何,通俗来讲,“书呆子”可以在考试中取得高分,但不一定能够做好企业的工作,说到底,能够应用起来的能力对企业而言才是真正的能力

因此,这类方式并不适合于企业的知人善任工作上,这也是辰于通常不赞成一些企业唯学历、职称甚至司龄的做法,那些指标可以作为加分项对评估人员予以鼓励,但完全以其作为参考指标,则很可能淹没了那些真正能为企业创造价值的人才。如果一定要用,用于让员工了解企业的制度,学习掌握一些硬性的规定,倒是效果不错的。

数字化工具助你事半功倍:六能加

综上述各类量化方式之长,辰于认为,集体决策是最为高效、灵活的量化工具,其中,多考官面试、360度测评尤佳。不过,这些工作组织起来并不容易,测评意见的收集、结果的计算都是一项繁复且容易出错的过程,试想,一个员工要受到来自于十几人、十几个维度的评价,结果数量将达到数百,对成百上千个员工组织这项测评,总的数量将以数十万记。好在,经过辰于两年多的开发、测试,一整套适用于企业知人善任工作的工具——六能加已经成型,并在数个企业里进行了测试和试用,得到了一致肯定。

适合中国企业的组织关系模型

六能加针对中国企业设计,充分考虑到中国企业的组织管理形式特色。企业的各类测评都要基于各种管理关系,企业可以使用六能加的基础管理模块,设置组织架构、管理层级、岗位体系,在测评的时候,系统将能够自动基于这些管理关系,进行初步的测评关系设定。另外,基于组织模型,可以快捷的根据各类人员的权限进行个性化设定,满足企业的使用需求。

开箱即用的丰富工具

六能加内置了常用的各类测评工具,能够基本满足企业在知人善任工作上的量化管理需要。

在岗位评估方面,六能加提供了两套成熟的岗位价值评估工具,使用者只需要设定评估岗位、各岗位的评估人员,就可以开始进行岗位价值评估工作。

在人才评价方面,我们基于360度测评思想,针对一般岗位的员工,设计了人岗匹配评估工具,并且针对大量通用岗位提供了测评维度模板,企业只需进行小幅调整便可使用;针对管理人员的评价,我们设计了领导力评价工具,提供了多个评估模板和维度,企业进行简单的组合后便可使用。另外,多考官面试的场景也能够利用六能加开展,国有企业常用的民主测评工作也可以个性化设置后使用。

我们还在不断更新、添加更多的测评模板,努力为各个细分领域企业提供更为适合的测评维度模板。多达上千的测评维度库由我们的人力资源管理专家联合各行业专家进行长期维护。

结果的自动运算和呈现

借助于数字化工具,我们针对各类测评开发了大数据算法,测评结果随着测评进行实时更新,并通过详尽的报告呈现,完全免去了结果收集和计算的繁冗过程

为了保证测评工具的有效性,我们使用统计学方法寻找每次测评中的“野点”,这些野点的产生可能是填写错误,亦或评估者的恶意,计算结果的时候将剔除这些野点,使结果更加公平和合理,当然,这个过程也是企业可以自行掌控的。

便捷的线上体验

为了提供便捷的体验,六能加的呈现完全基于网页,只需要有一台可以上网的电脑,或一部手机,就可以用浏览器随时随地打开六能加,管理组织,参与测评,查看结果,发布公告都在浏览器上进行,不需要下载任何额外软件

强大的数据安全保障

我们深知企业的人力资源数据是极为重要的商业秘密和核心数据,我们支持采取多重安全验证措施,保障每一个账号的安全。

我们的数据经加密后存储,数据的传输也经过双向加密,即便是后台管理人员也无法查看,数据的查看权限完全属于企业。即使被黑客攻击后台,也无法获取明文数据。

通过多端实时备份,我们也确保了数据随时处于高可用状态,将数据丢失的风险降到最低。

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